Datenschutz

DECHEMA Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e.V.
Theodor-Heuss-Allee 25, D-60486 Frankfurt am Main
Tel: +49 69 7564-0
E-Mail: info@dechema.de
VR-Nr.: VR 5293 (Amtsgericht Frankfurt am Main)
Geschäftsführung: Dr. Andreas Förster

Dr. Ulrich Westhaus, DECHEMA e.V.
Theodor-Heuss-Allee 25, D-60486 Frankfurt am Main
Tel: +49 69 7564-229
E-Mail: bdsb@dechema.de

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie unsere Dienstleistungen nutzen, also z.B. eine unserer Veranstaltungen, Gremiensitzungen oder einen Weiterbildungskurs besuchen, sich für einen unserer Newsletter registriert haben oder sich per Telefon, E-Mail oder im Rahmen eines persönlichen Kontaktes (z.B. auf einer Messe oder Veranstaltung) an uns gewandt haben.

Im Detail verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Name, E-Mail-Adresse
• Private Adresse, Firmenadresse, Post-Adresse, Telefonnummern
• Falls Sie DECHEMA-Mitglied sind: Mitgliedsnummer und ggf. Bankverbindung
• Interessensprofil, Zugehörigkeit zu unseren Gremien, Teilnahme an von uns koordinierten oder gemanagten Forschungsprojekten
• besuchte Tagungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen
• IT-Nutzungsdaten (IP-Adresse, besuchte Webseiten, Verbindungsdatum und -zeit)

Daten von Kindern:

Im Rahmen unserer DECHEMAX Schülerwettbewerbes erheben und speichern wir die Kontaktdaten der jeweiligen Wettbewerbsteilnehmer. Diese werden getrennt von allen übrigen Datenverarbeitungen der DECHEMA-Gruppe verwaltet und jeweils nach Ende des Wettbewerbes wieder gelöscht. Die Kontaktdaten werden auch nicht für andere Zwecke verwendet oder an Dritte weitergegeben.

• Sie selbst teilen uns diese bei Anmeldung zur Nutzung unserer Dienstleistungen mit
• Fall Sie DECHEMA-Mitglied sind: aus Ihrem Mitgliedsantrag
• Wenn Sie eine von uns durchgeführte Tagung, Veranstaltung oder Gremiensitzung besucht haben
• Wenn Sie für eine von uns durchgeführte Veranstaltung einen Beitrag einreichen
• Wenn Sie sich für unseren Newsletter registriert haben
• Wenn Sie in einem durch die DECHEMA koordinierten oder verwalteten Forschungsprojekt mitarbeiten
• Teilweise erhalten wir Ihre Kontaktdaten auch von externen Kooperationspartnern oder aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen
• Bei der Nutzung unserer Internet-Dienste fallen pseudonymisierte Nutzungsdaten in Form von IP-Adressen an.

Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Absatz 1b der EU-DSGVO):

In der Regel unterhalten Sie eine Geschäftsbeziehung mit uns (laufender Vertrag) oder die Datenverarbeitung ist auf Ihre Anfrage hin zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, zum Beispiel:

• Zur Durchführung von Vertragsverhältnissen wie z.B. gebuchte Tagungen und zur Abrechnung der bezogenen Leistungen
• Zur Einziehung Ihres jährlichen Mitgliedsbeitrags, falls Sie DECHEMA-Mitglied sind und die DECHEMA per SEPA-Lastschriftmandat dazu ermächtigt haben

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Absatz 1c der EU-DSGVO):

Als Unternehmen unterliegen wir zahlreichen steuer- und handelsrechtlichen Bestimmungen. Zur Erfüllung dieser Bestimmungen müssen wir Ihre Daten verarbeiten und speichern.

Auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Absatz 1a der EU-DSGVO):

Teilweise haben Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben, z.B. wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben. Sie können diese Einwilligung jederzeit wiederrufen. Dies gilt auch für Einwilligungen, die Sie uns vor Inkrafttreten der EU-DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018 abgegeben haben.

Zur Erfüllung Ihrer Wünsche und zur Verbesserung unseres Angebotes basierend auf einer Interessenabwägung (Art. 6 Absatz 1f der EU-DSGVO):

• Zur Information über Veranstaltungen oder Publikationen der DECHEMA-Gruppe die thematisch zu Ihrem Interessensprofil passen.
• Zur Sicherstellung eines geordneten Betriebs und zur Optimierung unseres Angebotes: Wir überwachen die Nutzung unser Dienste um die Auslastung und die IT-Sicherheit gewährleisten zu können. Dies geschieht auf Basis von IP-Adressen. Wir führen keine Zuordnung zwischen benutzten IP-Adressen und Ihrem Benutzerkonto durch.

Für die Speicherdauer Ihrer Daten gelten unterschiedliche Fristen

• Daten mit steuerrechtlicher Relevanz werden i.d.R. 10 Jahre gespeichert
• Daten mit handelsrechtlicher Relevanz werden i.d.R. 6 Jahre gespeichert
• Tagungshistorie: solange Sie Ihr Benutzerkonto zur Nutzung unserer Services aufrechterhalten bzw. maximal 10 Jahre
• Nutzungsdaten wie Verbindungshistorie (pseudonymisiert über IP-Adresse): 1 Jahr

Innerhalb der gesamten DECHEMA-Gruppe (DECHEMA e.V., DECHEMA Forschungsinstitut, DECHEMA Ausstellungs-GmbH) nutzen wir Ihre Daten, um Sie ggf. über Dienstleistungen und Produkte informieren zu können, die genau zu Ihnen passen. Wir gewährleisten dabei, dass wir Ihre personenbezogenen Daten immer in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts verarbeiten. Dabei sollten Sie wissen: Sie können der Analyse oder der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken jederzeit widersprechen.

Wir arbeiten mit einer Reihe von externen Dienstleistern bzw. Cloud-Service-Anbieteren zusammen, die uns bei der Bereitstellung unserer Veranstaltungs- bzw. IT-Services unterstützen. Dies sind z.B. die Lombego Systems GmbH mit dem Konferenz-Management-System Converia oder die Sendinblue GmbH mit Ihrem gleichnamigen Newsletter-Tool (vormals Newsletter2Go). Alle diese Anbieter wurden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich auf die sorgfältige Einhaltung aller relevanten Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Gleichzeitig geben wir natürlich nur die minimal zur Nutzung dieser Dienstleistungen notwendigen Daten weiter.

Wenn wir eine Veranstaltung gemeinsam mit einem externen Veranstalter durchführen, geben wir zur Durchführung der Veranstaltung alle relevanten Daten an den externen Veranstalter weiter. Wenn Sie an einer Veranstaltung aus einer Veranstaltungsreihe mit (meist international) wechselnden Ausrichtern teilnehmen, geben wir Ihre Kontaktdaten in der Regel an den nächsten Veranstalter dieser Veranstaltungsreihe weiter, es sei denn, Sie haben der Weitergabe Ihrer Daten bei der Anmeldung zu dieser Veranstaltung widersprochen.

Wenn Sie ein Mitglied der DECHEMA oder eines Ihrer Netzwerke sind, geben wir Ihre Adressdaten gegebenenfalls an externe (Zeitschriften)Verlage weiter, die mit uns kooperieren. Diese werden Ihnen dann (unentgeltlich) thematisch zu Ihrem Interessensprofil passende Publikationen aus dem jeweiligen Verlagsprogramm zusenden

An einigen Stellen unseres Webangebotes können Sie sich in Foren anmelden oder in Kataloge eintragen. Die Beiträge in unseren Foren bzw. Katalogen sind für jeden zugänglich. Sie sollten Ihre Beiträge vor der Veröffentlichung sorgfältig darauf überprüfen, ob sie keine Angaben enthalten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Sie müssen damit rechnen, dass Ihre Beiträge in Suchmaschinen erfasst und auch ohne gezielten Aufruf unseres Angebotes weltweit zugreifbar werden. Die Löschung oder Korrektur solcher Einträge lässt sich bei ausländischen Betreibern häufig nicht durchsetzen.

Wenn Sie DECHEMA-Mitglied sind oder in einem unserer Gremien oder Projekte mitarbeiten, können andere DECHEMA-Mitglieder bzw. Mitglieder Ihres Gremiums oder Projektes in der Regel Ihre Kontaktdaten einsehen, um mit Ihnen persönlich in Kontakt treten zu können. Dies entspricht unserem satzungsgemäßen Vereinszweck der Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf allen Ebenen.

Wenn Sie einen Forschungsantrag stellen (z.B. AIF-Förderanträge), sich für ein Stipendium bewerben (z.B. Max-Buchner-Forschungsstiftung) oder für eine Ehrung oder einen Preis (z.B. DECHEMA-Studentenpreis) vorgeschlagen werden, dann erfolgt unter Umständen einer Weitergabe Ihrer Daten an externe Gutachter gemäß den jeweiligen Förderbestimmungen. Externe Gutachter werden von uns sowohl auf den Schutz des zu begutachtenden geistigen Eigentums wie auch auf die strikte Geheimhaltung der mit der Antragseinreichung verbundenen personenbezogenen Daten verpflichtet.

Wir nutzen verschiedene Software-Tools und damit Dienstleister um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Web-Seminare durchzuführen (nachfolgend: "Online-Meetings"). Dies können z.B. Zoom oder WebEx sein.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite des jeweiligen Dienstleisters aufrufen, ist der jeweilige Dienstleisters für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite des Dienstleister ist zumeist nur dann erforderlich, um die jeweilige Online-Meeting-Software herunterzuladen. Sie können die Online-Meeting-Software auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Software eingeben. Wenn Sie die jeweilige Software nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen zumeist auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie in der Regel ebenfalls auf der Website des Dienstleisters finden.

Der Dienstleister der jeweils verwendeten Online-Meeting-Software erhält notwendigerweise Kenntnis von dem Meeting und ggf. anfallenden Meta-Daten.

Neben den bereits oben erwähnten Datenarten fallen bei Online-Meetings unter Umständen zusätzlich die folgenden Daten an:

Bei Aufzeichnungen (optional): Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl per Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem "Online-Meeting" Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im "Online-Meeting" anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Online-Meeting-Software abschalten bzw. stummstellen.

Wenn wir "Online-Meetings" aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Online-Meeting-Software angezeigt. Bitte beachten Sie, das eine Aufzeichnung anderer Art durch andere Teilnehmer oder auch Dritte kann bei Online-Meetings weder technisch verhindert noch ausgeschlossen werden kann.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Web-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Web-Seminaren auch die gestellten Fragen von Web-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie beim jeweiligen Dienstleister der Online-Meeting-Software als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über "Online-Meetings" (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Web-Seminaren, Umfragefunktion in Web-Seminaren) für längere Zeit-räume beim jeweiligen Dienstleister gespeichert werden. Derartige Speicherungen unterliegen den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Dienstleisters.

Die in "Online-Meeting"-Tools teilweise bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen "Aufmerksamkeitsüberwachung" ("Aufmerksamkeitstracking") wird von uns nicht benutzt und ist deaktiviert.

Cookies sind kleine Textdateien, die bei Nutzung unseres Webauftritts an Ihren Computer gesandt werden. Wir nutzen Cookies, um besondere Benutzerfunktionen realisieren zu können (sogenannte Session-Cookies). Teilweise kann es daher sein, dass Sie unsere Webseiten ohne Cookies nicht bestimmungsgemäß nutzen können. Wir setzen Cookies aber nicht ein, um Nutzerprofile zu erstellen.

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